Nuovo DB gestione acquisti officina

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Nuovo DB gestione acquisti officina

Buongiorno a tutti,

sono a chiedere Vostro consiglio su un nuovo DB Access che vorrei utilizzare in azienda per la gestione degli acquisti di officina: si tratta di utensili generici (martelli, chiavi inglesi, guanti, ecc.), utensili di fresatura/tornitura (punte, frese, portafrese, placchette, ecc) oppure materiali di usura per alcune macchine (mole per fresatrici, lame per la sega, ecc.). Scopo del DB e' riuscire a verificare e comparare i prezzi dei componenti nel tempo e fra fornitore e fornitore in modo da ottimizzare ed indirizzare gli acquisti dove e' piu' conveniente. 

Di seguito i presupposti:
1) L'azienda emette un ordine al fornitore con una lista di materiali (la prersona fisica che fa l'ordine non e' sempre la stessa...)
2) il fornitore puo' rispondere all'ordine con una offerta (0,1) e/o una conferma d'ordine (0,1) e/o una o piu' bolle di consegna (0,N) e sicuramente una o piu' fatture di vendita (1,N)
3) la riga d'ordine puo' essere associata ad un codice macchina qualora l'acquisto riguardi una macchina specifica (0,1)
4) ogni macchina di officina e' dotata di un codice univoco
5) in alcuni casi l'azienda spedisce al fornitore del materiale da lavorare per cui emette DDT di conto lavorazione che generera' il relativo ordine 
6) le righe d'ordine possono essere evase in piu' step (per cui potrebbe esserci un ordine per 10 lame della sega ed il fornitore ne puo' consegnare 3 in un mese, 4 in un altro ed il saldo in un altro mese )
7) i fornitori possono avere uno o piu' tipi di pagamento (1,N): per esempio contanti, carta di credito, bonifico, ri.ba., ecc.
8) i fornitori possono avere uno o piu' metodi di pagamento (1,N): per esempio: vista fattura, 30 gg, 60 gg, 90/120 gg, ecc.
9) i fornitori posso avere diverse aliquote IVA (0,N)
10) tutti i documenti fornitori vengono scansionati ed archiviati in rete per cui hanno un link di collegamento
11) la riga d'ordine attinge i dati da una lista materiali che verra' di volta in volta alimentata da nuovi inserimenti

Ho approntato un ipotetico grafico ER con le varie entita', attributi, relazioni e relative cardinalita'; essendo totalmente autodidatta non so se la struttura sia completa e sia rappresentata correttamente. Chiedo scusa in anticipo qualora non fosse correttamente impaginato.

Grazie in anticipo a chi volesse suggerire eventuali modifiche

E' possibile visionare il grafico anche qui:  https://imgur.com/a/HPhUCkr

3 Risposte

  • Re: Nuovo DB gestione acquisti officina

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    1) L'azienda emette un ordine al fornitore con una lista di materiali (la prersona fisica che fa l'ordine non e' sempre la stessa...)

    Basta aggiungere un campo utente all'ordine o alla riga ordine se l'ordine può essere aggiornato da chiunque.

    Devi prevedere la tabella utenti

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    2) il fornitore puo' rispondere all'ordine con una offerta (0,1) e/o una conferma d'ordine (0,1) e/o una o piu' bolle di consegna (0,N) e sicuramente una o piu' fatture di vendita (1,N)

    Qui mi spiazzi... Ad un ordine sì risponde con l'evasione dell'ordine. Caso mai devi prevedere la gestione preventivi. Fai una richiesta di preventivo (come l'ordine ma non conosci prezzi, quantità codici tempo di consegna e compagnia bella)

    A questo fa seguito il preventivo o il listino che alimenta la tabella articoli e la tabella m a m con fornitori (un articolo potresti prenderlo da pincopallo a 20 euro CAD o da panco pillo all'ingrosso).

    Quanto all'evasione parziale vai chiudendo le righe.

    Prevedi la chiusura forzata dell'ordine.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    3) la riga d'ordine puo' essere associata ad un codice macchina qualora l'acquisto riguardi una macchina specifica (0,1)

    Bisogna chiarire cosa stai ordinando:

    1) materia prima che serve per la produzione

    2) macchinario o parti di ricambio.

    Il primo alimenta il giornale diagazzino (articoli o materiaprima a seconda se sono articoli da rivendita o da trasformazione in prodotti finiti)

    Il secondo alimenta la tabella cespiti (il cespite122 incrementa il valore anche a seguito di lavori di manutenzione). Non passa dal magazzino.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    4) ogni macchina di officina e' dotata di un codice univoco

    Anche la calcolatrice alimenta l'elenco dei cespiti solo che si ammortizza nell'esercizio in cui è stata acquistata e va inventariata col suo numero.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    5) in alcuni casi l'azienda spedisce al fornitore del materiale da lavorare per cui emette DDT di conto lavorazione che generera' il relativo ordine 

    Gestione commesse...

    Prevedi il magazzino conto terzi. Considera che la GDF vuole che vi sia un'area ben evidenziata di ciò che è proprio e ciò che è terzi con registri separati anche per ditta.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    6) le righe d'ordine possono essere evase in piu' step (per cui potrebbe esserci un ordine per 10 lame della sega ed il fornitore ne puo' consegnare 3 in un mese, 4 in un altro ed il saldo in un altro mese )

    Vedi risposta più sopra... Sempre considerando la forzatura della chiusura dell'ordine.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    7) i fornitori possono avere uno o piu' tipi di pagamento (1,N): per esempio contanti, carta di credito, bonifico, ri.ba., ecc.
    8) i fornitori possono avere uno o piu' metodi di pagamento (1,N): per esempio: vista fattura, 30 gg, 60 gg, 90/120 gg, ecc.

    Ma anche i clienti... Le tabelle tipo pagamento e metodo pagamento le colleghi al fornitore 

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    i fornitori posso avere diverse aliquote IVA (0,N)

    Ni... L'iva riguarda il bene se primario al 4% se alimento non primario al 10% ecc...

    Al massimo il fornitore può essere esentato come forfettino o applicare il reverse charge.

    Potresti invece trovarti nella condizione di vendere un bene con iva agevolata. L'iva sul bene della tabella articoli è indicativa, l'aliquota la decide chi acquista se ha agevolazioni o meno quindi devi prevedere di collegare le aliquote al cliente mentre per il fornitore basta un flag iva esente o reverse charge.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    10) tutti i documenti fornitori vengono scansionati ed archiviati in rete per cui hanno un link di collegamento

    Basta un campo testo su testa documenti.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    11) la riga d'ordine attinge i dati da una lista materiali che verra' di volta in volta alimentata da nuovi inserimenti

    Ritorni indietro nella gestione ordini... Prevedi il campo ultima modifica con data ora e utente che ha modificato.

    13/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Ho approntato un ipotetico grafico ER con le varie entita', attributi, relazioni e relative cardinalita'; essendo totalmente autodidatta non so se la struttura sia completa e sia rappresentata correttamente. Chiedo scusa in anticipo qualora non fosse correttamente impaginato.

    Rischio di perdere la vista...

    Non serve tutta quella ragnatela. Concentrati su ordini e fai il tuo Er

    Poi passi a carico e fai il tuo Er. E così via...

    In altri termini scomponi la ragnatela e fanne una per ogni step che devi realizzare.

    Considera che il ciclo attivo è speculare a quello passivo.

  • Re: Nuovo DB gestione acquisti officina

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Basta aggiungere un campo utente all'ordine o alla riga ordine se l'ordine può essere aggiornato da chiunque.

    Devi prevedere la tabella utenti

    Intanto grazie per la risposta. Andiamo con ordine: Il campo utente e' gia' previsto nella tabella Righe ordine (Contatto Azienda), ma penso di non creare una tabella utenti in quanto sono pochi nominativi (2/3 soci al massimo) .

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Qui mi spiazzi... Ad un ordine sì risponde con l'evasione dell'ordine. Caso mai devi prevedere la gestione preventivi. Fai una richiesta di preventivo (come l'ordine ma non conosci prezzi, quantità codici tempo di consegna e compagnia bella)

    A questo fa seguito il preventivo o il listino che alimenta la tabella articoli e la tabella m a m con fornitori (un articolo potresti prenderlo da pincopallo a 20 euro CAD o da panco pillo all'ingrosso).

    Quanto all'evasione parziale vai chiudendo le righe.

    Prevedi la chiusura forzata dell'ordine.

    Mi dispiace "spiazzarti" ma i nostri fornitori lavorano diversamente: ad un ordine rispondono con una conferma d'ordine con prezzi e date di consegna (in casi particolari puo' essere che si richieda un preventivo, ma nella maggioranza dei casi emettiamo ordine senza prezzo, questo perche' spesso il Fornitore e' unico...

    Non avendo una codifica interna degli articoli di officina, ogni fornitore ha una sua codifica che va citata nell'ordine, per cui una comparazione fra due articoli analoghi di due fornitori diversi risultera' non immediata...

    Non ci puo' essere evasione parziale della riga,  se si acquistano 10 martelli, la riga si chiude quando arrivano tutti: infatti ho creato una tabella consegne che generera' una riga di consegna nuova ogni volta che verra' effettuata una consegna parziale; quando pz consegnati=pz ordinati la riga si chiude da sola.

    Non serve chiudere l'ordine quando ho tutte le righe d'ordine chiuse....

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Bisogna chiarire cosa stai ordinando:

    1) materia prima che serve per la produzione

    2) macchinario o parti di ricambio.

    Il primo alimenta il giornale diagazzino (articoli o materiaprima a seconda se sono articoli da rivendita o da trasformazione in prodotti finiti)

    Il secondo alimenta la tabella cespiti (il cespite122 incrementa il valore anche a seguito di lavori di manutenzione). Non passa dal magazzino.

    Il DB non riguarda la produzione  diretta (per la quale ho gia'  un DB che gestisce tutto...) ma solo gli acquisti di materiale indiretto per l'officina. Se compro 10 seghe o 20 mole per la rettifica, queste non vanno a cespite, perche' si tratta di materiale di usura ma vanno nei costi indiretti di produzione. Imputando questi costi sul "codice macchina" posso stabilire il costo orario della stessa (cosa che attualmente non viene fatto...).

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Gestione commesse...

    Prevedi il magazzino conto terzi. Considera che la GDF vuole che vi sia un'area ben evidenziata di ciò che è proprio e ciò che è terzi con registri separati anche per ditta.

    Anche in questo caso non centra la "gestione commesse", se per esempio  si rompe un motore di una fresa o una scheda elettronica di una macchina utensile, emetto una bolla di conto lavorazione al Fornitore (e  conseguentemente apro un'ordine con riga d'ordine), il fornitore, se fattibile, la riparera' e la restituira' riparata  altrimenti fara' un reso non riparato ed eventualmente la vendita di un pezzo nuovo; conseguentemente chiudero' la riga d'ordine di riparazione a costo zero ed aggiungero' una riga nuova con il ricambio...

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Ma anche i clienti... Le tabelle tipo pagamento e metodo pagamento le colleghi al fornitore 

    Che centrano i Clienti? Il DB riguarda solo i Fornitori....

    13/06/2025 - sihsandrea ha scritto:

    Rischio di perdere la vista...

    Non serve tutta quella ragnatela. Concentrati su ordini e fai il tuo Er

    Chiedo scusa, effettivamente e' poco leggibile, pero' ho voluto inserire tutte le associazioni per avere una visione di insieme migliore ed evitare di perdere informazioni o inserirne di doppie.

    Grazie

  • Re: Nuovo DB gestione acquisti officina

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Intanto grazie per la risposta. Andiamo con ordine: Il campo utente e' gia' previsto nella tabella Righe ordine (Contatto Azienda), ma penso di non creare una tabella utenti in quanto sono pochi nominativi (2/3 soci al massimo) .

    l'appetito vien mangiando... per esperienza ti consiglio di aggiungere l'utente che fa il login e per ogni poerazione all'ordine aggiungere l'id utente e data/ora di modifica (lo fa il programma e manco te ne accorgi). magari pippo si chiede perchè ha ordinato 3 pz e ne vede in ordine 2 o 4: chiama te programmatore dicendo che il programma non funziona piuttosto che pensare di aver modificato lui o un altro l'ordine. ma se vuoi lo lasci così.

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Mi dispiace "spiazzarti" ma i nostri fornitori lavorano diversamente: ad un ordine rispondono con una conferma d'ordine con prezzi e date di consegna (in casi particolari puo' essere che si richieda un preventivo, ma nella maggioranza dei casi emettiamo ordine senza prezzo, questo perche' spesso il Fornitore e' unico...

    la conferma d'ordine ti serve per integrare all'ordine o alla riga la data presunta di consegna: si apre l'ordine e si immette la data e quant'altro non inserito in precedenza all'atto di inserimento.

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Non avendo una codifica interna degli articoli di officina, ogni fornitore ha una sua codifica che va citata nell'ordine, per cui una comparazione fra due articoli analoghi di due fornitori diversi risultera' non immediata...

    quindi, se vuoi sapere quale fornitore è più competitivo non si può stabilire? a mò di esempio, io gestisco l'articolo farina di riso e per questa ho n fornitori ognuno con il suo prezzo x quantità con la sua scheda tecnica (sono alimenti e necessito di controllo haccp) il suo codice fornitore, ed il suo fornitore. se voglio sapere quante tonnellate di farina ho cerco per macroprodotto "farina di riso" e da li ho tot kg della marca x, tor kg della marca y ed il totale della giacenza. Nel tuo caso come faccio a sapere se ho delle mole diamantate in magazzino e posso evitare di acquistarle? o, ancora, se la metal xy mi consegna fra 5 mesi ed ho urgenza, come faccio a vedere l'elenco dei fornitori alternativi che ad un euro di sovrapprezzo mi consegna fra 2 giorni e non interrompo la produzione?

    un giorno al massimo di codice ti risolve il problema a vita (del gestionale).

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Non ci puo' essere evasione parziale della riga,  se si acquistano 10 martelli, la riga si chiude quando arrivano tutti: infatti ho creato una tabella consegne che generera' una riga di consegna nuova ogni volta che verra' effettuata una consegna parziale; quando pz consegnati=pz ordinati la riga si chiude da sola.

    Non serve chiudere l'ordine quando ho tutte le righe d'ordine chiuse....

    in realtà no dovresti mai chiudere l'ordine, dovresti inserire su un giornale di carico, il rif. all'ordine, il rif. al documento di carico e la q.tà caricata, poi a suon di sql ottieni le righe ancora aperte senza andare a scrivere di volta in volta il residuo. devi solo stabilire se un documento aggiunge o toglie q.tà (un reso difettoso).

    avresti: carico 10; scarico 3; carico 2 saldo=sum(carico)-Sum(scarico) where art. =x and ord.=Y

    ma se vuoi puoi continuare per come l'hai previsto.

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Il DB non riguarda la produzione  diretta (per la quale ho gia'  un DB che gestisce tutto...) ma solo gli acquisti di materiale indiretto per l'officina. Se compro 10 seghe o 20 mole per la rettifica, queste non vanno a cespite, perche' si tratta di materiale di usura ma vanno nei costi indiretti di produzione. Imputando questi costi sul "codice macchina" posso stabilire il costo orario della stessa (cosa che attualmente non viene fatto...).

    le riparazioni vanno al cespite se sono parti del cespite (un motore elettrico sostituito, una ruota dentata ecc...) i consumabili vanno tra il materiale di consumo che vanno si ad alimentare i costi di produzione ma vanno trattati come tratti le materie prime con la differenza che devi separarle in fase di inventario.

    tornando all'esempio, in inventario materie prime ho la farina, in inventario materiale di consumo che chiamano "moca" andranno i vassoi monouso, la carta per avvolgere il prodotto, il cartone e il monouso come sac a poche, carta forno ecc... sono tutte voci che necessitano un inventario in caso di riordino e un elenco fornitori per fare il riordino. come vedi hanno tutte la stessa struttura ma differiscono per il tipo di destinazione. o prevedi una tabella a parte o un campo che ne identifica il tipo: mpr (materiaprima); mcs (materiale di consumo); moc (moca); csp (cespite); ric (ricambi) ecc... da attingere dalla tabella tipidicarico con codice e descrizione, l'unica limitazione è la fantasia.

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Che centrano i Clienti? Il DB riguarda solo i Fornitori....

    era per dire che la tabella ha la stessa struttura per entrambi ma puoi collegarla sia al cliente che al fornitore ma questo significa che piuttosto che avere la ragnatela di relazioni mostri solo quelle che devi gestire poco alla volta evitando di creare ingarbugliamenti. inizia dalla gestione ordini e  fai tutte le relazioni, poi passi al documento di acquisto e infine a tutto il resto. se le precedenti relazioni vanno bene e funziona tutto passi al successivo.

    in ogni caso, metodo di pagamento e modo di pagamento ti servono come precompilazione del modulo d'ordine, nulla vieta di inserire nell'ordine un pagamento anticipato e il saldo alla consegna anche se il metodo di pagamento di default (quello associato al fornitore) è a 60 gg df fm...

    questo concetto lo vedrai sviluppando la parte ordini e non sviluppando la parte fornitori.

    spero di essermi spiegato. potrai dire che non è un caso che si verifica perchè i fornitori fanno pagamenti a vista fattura ma se il form fornitori ti consente di inserire in futuro n fornitori ci potrebbe essere la probabilità che accada e tu che fai? riscrivi tutto?

    In fondo in fondo... hai chiesto un parere e te l'ho dato. tu puoi gestirlo come meglio credi.

    16/06/2025 - Mailman ha scritto:

    Chiedo scusa, effettivamente e' poco leggibile, pero' ho voluto inserire tutte le associazioni per avere una visione di insieme migliore ed evitare di perdere informazioni o inserirne di doppie.

    giacchè i 3d non li paghi, aprine uno per modulo, anche perchè le informazioni vengono a galla col contagocce.

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