La soluzione al multiaccesso e' molto semplice: uno qualunque di questi dbms (acronimo di database management system) fa al caso tuo:
oracle, sql server, mysql, postgresql.
Sono tutti dbms gratuiti (si, anche Oracle e SQL Server della Microsoft), a cui accedi via tcp/ip (via rete) e supportano nativamente l'accesso contemporaneo da parte di piu' utenti.
Per quanto riguarda come convertire i dati da un foglio excel a un dbms, al momento basta un po' di buon senso.
Comunque un dbms e' un oggetto sofisticato, conviene leggere qualche libro sulla progettazione di database. Su Amazon ne trovi diversi, anche in italiano: i primi della lista vanno piu' che bene
Il problema sara' realizzare un programma per accedere al database: la soluzione piu' semplice e' via browser (iexplorer, firefox, ...), perche' devi realizzare e mantenere un'unico programma.
Non e' troppo complicato, ma nemmeno facile se uno non ha dimestichezza con le applicazioni web.