Puoi anche fare una cosa molto più semplice, anche se non sarebbe la soluzione corretta.
Uno dei PC che è in segreteria lo definisci "server" (e quindi deve sempre essere acceso) e crei una cartella condivisa dove tutti gli altri PC hanno possibilità di accedervi e di creare/cancellare files.
Crei un programma con un form e 2 buttoni, uno per "occupato" e uno per "libero" e lo installi sulle 3 stanze.
Quando si preme "occupato", il programma crea sul server un file, ad esempio "studio1.txt" (non serve scriverci dentro, basta che ci sia).
Quando si preme "libero", il programma cancella questo file.
Ovviamente per ogni studio si deve creare un file diverso, studio1.txt, studio2.txt, studio3.txt eccetera.
Poi crei un programma che installi sui 2 PC della segreteria, il quale, tramite un timer (ad esempio ogni 15 secondi), va a leggere la cartella e guarda quali files sono presenti.
Nel form metti 3 label belle grandi e lavori sullo sfondo delle label per colorarle.
Se il file studio1.txt è presente, colora la label di rosso, se non c'è il file la colora di verde